Polityka Prywatności Polska Platforma Energetyczna

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających z usług Polska Platforma Energetyczna (dalej: „PPE”, „my”, „nas”, „nasza platforma”), działającej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w sektorze energetycznym.

Administratorem danych osobowych jest: Polska Platforma Energetyczna z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator”).

Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych W zależności od sposobu korzystania z usług PPE możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: 1) Dane identyfikacyjne:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy (jeśli dotyczy),
   • NIP/REGON (w przypadku klientów biznesowych),
   • numer klienta lub inny identyfikator nadany w systemie.

2) Dane kontaktowe:

• adres e‑mail,
• numer telefonu,
• adres korespondencyjny lub adres siedziby.

3) Dane związane z usługami energetycznymi:

• dane dotyczące punktu poboru energii (np. adres, numer PPE/POD, nr licznika),
• dane dotyczące zużycia energii (w tym dane pomiarowe),
• informacje o zawartych umowach, produktach i taryfach,
• dane dotyczące zgłoszeń serwisowych, reklamacji, awarii i prac technicznych.

4) Dane dotyczące rozliczeń i płatności:

• numer rachunku bankowego (jeśli dotyczy),
• informacje o dokonanych płatnościach i należnościach,
• dane potrzebne do wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych.

5) Dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego i aplikacji:

• adres IP,
• dane techniczne urządzenia, z którego korzysta użytkownik (np. przeglądarka, system operacyjny),
• dane z plików cookie i podobnych technologii,
• dane dotyczące aktywności w serwisie (logi, czas i sposób korzystania z usług online).

Podanie danych jest dobrowolne, lecz w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub korzystania z określonych funkcjonalności platformy.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz na podstawie legalnych przesłanek wynikających z RODO. W szczególności:

1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• świadczenie usług energetycznych oraz usług towarzyszących,
• obsługa procesu przyłączeniowego, zmiany sprzedawcy, zmiany parametrów umowy,
• obsługa konta użytkownika na platformie,
• prowadzenie korespondencji dotyczącej świadczonych usług.

2) Wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• wywiązywanie się z obowiązków wynikających z prawa energetycznego i przepisów wykonawczych,
• obowiązki podatkowe i księgowe,
• archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami prawa,
• udzielanie odpowiedzi uprawnionym organom administracji publicznej i organom ścigania.

3) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych i infrastruktury energetycznej,
• prowadzenie analiz biznesowych, statystyk, raportów i prognoz zapotrzebowania energetycznego w formie zanonimizowanej lub z wykorzystaniem ograniczonego zakresu danych osobowych,
• zapobieganie nadużyciom i oszustwom,
• kontakt w sprawach związanych z usługami, które już świadczymy (np. przypomnienia o płatnościach, informacje eksploatacyjne).

4) Zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeśli została wyrażona:

• przesyłanie informacji marketingowych i handlowych drogą elektroniczną lub telefonicznie,
• profilowanie marketingowe w celu dopasowania oferty do potrzeb i preferencji,
• wykorzystywanie plików cookie i podobnych technologii do celów analitycznych i marketingowych wykraczających poza niezbędne funkcjonowanie serwisu.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

4. Odbiorcy danych osobowych W związku z realizacją wskazanych wyżej celów dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: 1) Podmioty współpracujące w sektorze energetycznym:
   • operatorzy systemów dystrybucyjnych i przesyłowych,
   • inni sprzedawcy energii w procesach zmiany sprzedawcy,
   • podmioty odpowiedzialne za odczyt liczników i obsługę techniczną.

2) Podmioty świadczące usługi na rzecz PPE na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

• dostawcy systemów informatycznych i usług hostingowych,
• firmy obsługujące systemy rozliczeniowe i płatnicze,
• firmy księgowe i doradcze,
• firmy windykacyjne (w zakresie niezbędnym do dochodzenia należności),
• podmioty świadczące usługi wsparcia technicznego i obsługi klienta (call center, helpdesk).

3) Organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa:

• organy regulacyjne w sektorze energetycznym,
• organy podatkowe,
• sądy, organy ścigania i inne instytucje państwowe.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, są zobowiązane na mocy umów lub przepisów prawa do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeśli w przyszłości okaże się to konieczne (np. z uwagi na korzystanie z rozwiązań chmurowych lub usług dostawców z siedzibą poza EOG), przekażemy dane wyłącznie do państw, wobec których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony, lub z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, takich jak standardowe klauzule umowne. W takim przypadku poinformujemy użytkowników o szczegółach przekazywania danych.

6. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których są przetwarzane, z uwzględnieniem wymogów prawa. W szczególności: 1) Dane związane z zawarciem i realizacją umowy:

   • przechowujemy przez cały okres obowiązywania umowy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (co do zasady do 6 lat od zakończenia umowy, a w przypadku roszczeń okres może być dłuższy, jeśli wymagają tego przepisy).

2) Dane rozliczeniowe i podatkowe:

• przechowujemy przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego (co najmniej 5 lat licząc od końca roku podatkowego).

3) Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora:

• przechowujemy do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, lub do czasu realizacji tego interesu.

4) Dane przetwarzane na podstawie zgody:

• przechowujemy do czasu wycofania zgody lub realizacji celu, na jaki zgoda została udzielona, chyba że inne przepisy nakazują dłuższe przechowywanie.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane lub poddawane procesowi ograniczenia przetwarzania, jeśli wymaga tego prawo.

7. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO):
   • uzyskanie informacji, czy dane są przetwarzane, a jeśli tak – dostęp do nich oraz otrzymanie kopii danych.

2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO):

• poprawienie nieprawidłowych danych oraz uzupełnienie niekompletnych danych.

3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO):

• żądanie usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO, np. jeśli dane nie są już niezbędne do celów, w których były zebrane, lub gdy zgoda została wycofana.

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO):

• żądanie ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, np. na czas sprawdzenia prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu.

5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO):

• otrzymanie swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłanie ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO):

• wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
• wniesienie sprzeciwu w każdym czasie wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego (w tym profilowania) – w takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.

7) Prawo do cofnięcia zgody:

• jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

8) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego:

• osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z nami za pomocą danych kontaktowych wskazanych w naszych oficjalnych kanałach komunikacji (np. na stronie internetowej lub w umowie). W odpowiedzi na wniosek możemy poprosić o podanie informacji niezbędnych do weryfikacji tożsamości.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie W sektorze energetycznym możemy korzystać z zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania, w szczególności w celach:
   • analizowania wzorców zużycia energii,
   • proponowania dopasowanych ofert taryfowych lub usług dodatkowych,
   • szacowania ryzyka niewypłacalności (np. w procesach windykacyjnych).

Jednocześnie nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie (w tym profilowanie) bez udziału człowieka, chyba że wyraźnie przewiduje to prawo i zastosowano odpowiednie zabezpieczenia.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadający ryzyku, w szczególności:
   • kontrolę dostępu do systemów i danych,
   • szyfrowanie wybranych transmisji danych,
   • systemy zabezpieczeń sieciowych i monitoringu,
   • regularne tworzenie kopii zapasowych,
   • szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
   • procedury reagowania na naruszenia ochrony danych.

Dokładamy starań, aby wdrażane środki były na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do zmian technologicznych oraz specyfiki sektora energetycznego.

10. Pliki cookie i technologie podobne Nasz serwis internetowy może wykorzystywać pliki cookie oraz inne podobne technologie (np. local storage, piksele śledzące) w następujących celach: 1) Niezbędne funkcjonowanie serwisu:
    • zapewnienie poprawnego działania strony i panelu klienta,
    • utrzymanie sesji użytkownika po zalogowaniu,
    • dostosowanie wyświetlanych treści do podstawowych preferencji (np. języka).

2) Cele statystyczne i analityczne:

• analiza sposobu korzystania z serwisu w celu jego optymalizacji,
• tworzenie zbiorczych statystyk odwiedzin i aktywności użytkowników.

3) Cele marketingowe (tylko w przypadku wyrażenia zgody, jeśli jest wymagana):

• dopasowanie treści reklamowych i ofert,
• pomiar skuteczności działań marketingowych.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookie w przeglądarce internetowej lub za pomocą dedykowanych narzędzi udostępnionych na stronie (np. baner cookie). Ograniczenie stosowania plików cookie może jednak wpłynąć na dostępność niektórych funkcjonalności serwisu.

11. Dane osób trzecich Jeśli użytkownik przekazuje nam dane osobowe innych osób (np. danych kontaktowych współpracowników, pełnomocników, osób upoważnionych do kontaktu lub reprezentacji), jest zobowiązany do poinformowania tych osób o przekazaniu ich danych Polska Platforma Energetyczna oraz o zasadach ich przetwarzania wynikających z niniejszej Polityki Prywatności.

12. Zmiany Polityki Prywatności Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w szczególności w przypadku:

    • zmian przepisów prawa,
    • zmian w zakresie świadczonych usług,
    • wprowadzenia nowych technologii lub rozwiązań wpływających na przetwarzanie danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie zawsze dostępna w naszym serwisie internetowym. W przypadku istotnych zmian, mogących mieć wpływ na dotychczasowe przetwarzanie danych, poinformujemy użytkowników w sposób odpowiedni do rodzaju wprowadzanych zmian (np. poprzez komunikat na stronie lub wiadomość e‑mail, jeśli to możliwe).

13. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących praw, można skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na oficjalnej stronie internetowej Polska Platforma Energetyczna lub w dokumentach umownych. W zależności od przyjętej organizacji możemy także wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych – w takim przypadku jego dane kontaktowe zostaną udostępnione w naszych materiałach informacyjnych i na stronie internetowej.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od momentu jej opublikowania w serwisie Polska Platforma Energetyczna i ma zastosowanie do wszystkich usług oferowanych przez nas na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w sektorze energetycznym.